Minule jsme si řekli, co nám může multitasking způsobit, a nyní rovnou přejdeme na 2 zlatá pravidla, která nám pomůžou přejít z multitaskingu na focusing.
1. Soustřeďte se pouze a jenom na tu věc, kterou v tu chvíli děláte.
Pokud například píšete důležitý email nebo pracujete třeba na analýze, která vyžaduje veškeré vaše soustředění, a přijde za vámi někdo s dotazem, žádostí či úkolem, slušně mu řekněte, že se mu budete věnovat hned, jak dokončíte aktuální úkol.
Máte na to právo. A z vlastní zkušenosti vím, že to pochopí i šéfové.
Můj kolega z marketingu používal geniální způsob, který jsem viděla také u grafiků. Ve chvíli, kdy kreativně tvořil, vymýšlel slogany, reklamní kampaně či grafiku, dal si na uši sluchátka. Ta velká, co mají traktoristi, aby se nedala přehlédnout. Před tím, než si je nasadil, nás slušně požádal, abychom jej teď nerušili, že se musí soustředit. Garantuji vám, že si nikdo nedovolil jej vyrušit, všichni respektovali jeho požadavek (včetně šéfů) a nechali jsme mu klid na práci. Dokonce jsme odháněli ty, kteří za ním přišli s dotazy. Bylo to částečně i proto, že sluchátka nezneužíval.
Ne každý ale může v práci sedět se sluchátky na uších. Nicméně vždy platí – buďte důslední a upněte veškerou svou pozornost pouze na věc, kterou právě děláte.
Hovoříte s klientem po telefonu? Tak se plně soustřeďte na hovor. Píšete email? Tak pište a neposlouchejte, co si povídají kolegové. Připravujete důležitou analýzu trhu? Tak u toho nezvedejte telefony.
Pokud máte dobře postavené priority, tak vám nic důležitého neuteče.
Dám vám ještě jeden příklad, který jsem praktikovala já.
V jedné firmě jsem kancelář sdílela s více kolegy a často se stalo, že byl u nás pěkný šrumec. Jeden telefonoval, druhý se bavil s třetím a za čtvrtým přišel kolega z vedlejší kanceláře. Jednou jsem se potřebovala opravdu soustředit, tak jsem vzala svůj notebook a přestěhovala se do zasedačky, která byla zrovna volná. Zde jsem v klidu dodělala, co jsem potřebovala a vrátila se ke svému stolu. Bylo to tak jednoduché a účinné řešení, že se kolegové inspirovali a občas se o klidné místo v zasedačce strhla pěkná bitka 
2. Zvolte si, co je pro vás priorita
Je to fyzický kontakt s klientem, telefonování nebo emailová korespondence? Nebo řešení problémů ve výrobě?
To, co je pro vás důležité, má vždy prioritu a tam bychom měli napnout své síly.
Pokud potřebujete být stále na telefonu, tak si vyhraďte hodinu dopoledne a hodinu odpoledne, kdy přelouskáte maily, všem odepíšete, podepíšete dokumenty a vyřídíte všechny písemnosti. V této chvíli si ale telefon vypněte, dejte režim letadla nebo – pokud můžete – svěřte kolegovi. Věřte mi, že maily vám půjdou rychleji od ruky než v době, kdy vám telefon bez přestání zvoní.
Stejně to platí i opačně – pokud je vaší prioritou písemná komunikace, tvoření analýz, sestavování výpočtů, plánování, tvoření kalkulací nebo nějaká kreativní práce, tak telefon vezměte do ruky až ve chvíli, kdy máte práci hotovou. A vyřešte všechny hovory najednou. Ty zmeškané i ty plánované.
V práci jsem jednou nezáměrně udělala experiment. Potřebovala jsem napsat několik důležitých mailů a do toho mi neustále zvonily telefony. Jak pevná linka, tak mobil. Z čirého zoufalství jsem se rozhodla telefony ignorovat a soustředila jsem se jen na maily.
Úspěšně jsem je dokončila a poté vyřídila všechny zmeškané hovory. A víte co? Ke svému obrovskému překvapení jsem vše dokončila mnohem rychleji a s lepším výsledkem než obvykle. Maily měly hlavu a patu, bylo tam vše podstatné a hlavně, byly bez chyb. Inu, člověk se pořád učí
Většinou přesně v tuto chvíli, když před obchodníky zmíním druhé pravidlo, na mě vyskočí jako čertíci z krabičky. A argumentují, že NEMŮŽOU, PROSTĚ NEMŮŽOU vypnout telefon ANI NA VTEŘINU, protože co kdyby jim volal zákazník a oni zmeškali objednávku!
Většinou se jich zeptám, zda, když jsou na toaletě, taky zvednou telefon a vyřizují objednávky. Připadá mi to totiž úsměvně stejné – na oné místnosti se také většinou nesoustředíte na objednávky, ale na to, proč jste tam přišli
Pokud má někdo telefon přilepený k uchu, tak ho nechám být, je to jeho volba. Ale pracovala jsem jako obchodník skoro dvě dekády a vím, že to jde. Že pokud píšete důležitý mail, připravujete smlouvu nebo dáváte dohromady složité technické detaily produktu, můžete si dovolit v tu chvíli nezvednout telefon a ozvat se, až práci dokončíte. A pokud vám ta práce zabere celý den, stanovte si úseky, kdy si dáte „pauzu“ a vyřídíte všechny hovory.
To je vše. Čekali jste víc? Složitá, sofistikovaná pravidla? Není jich potřeba. Jednoduché věci jsou většinou ty nejúčinnější. Ony i tyto 2 kroky vám dají chvilku zabrat. Jakmile se je ale naučíte dodržovat a přejdou vám do krve, dáte mi za pravdu, že výsledky vaší práce jsou lepší.
Focusing totiž neznamená dělat jen jednu věc denně. Úspěšně zvládnutý focusing znamená, že zvládnete dělat více věcí, ale pěkně popořadě, tak, jak jsou stanoveny vaše priority. A soustředíte se na každou zvlášť. Eliminujete chyby, vkládáte energii do jedné věci a na výsledku je to znát.
Zajímá mě téma změny a práce s časem. Inspiruji klienty ke změnám a dávám jim přehledné návody, jak si uspořádat svůj čas a prožít svůj život naplno.